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01.08.2018

e-Social – O que vai mudar na nossa relação trabalhista e previdenciária?

O que é o e-Social?

Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet).

O e-Social foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal esocial.gov.br

 Serão mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas.

Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do e-Social.

O e-Social da sua empresa está previsto para começar em julho/2018

Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações.

• Fique atenta às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS a empresa!

Quais os objetivos do e-Social?

Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet.

Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador.

Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao e-Social.

E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores e responsáveis pelos setores RH e Departamento De Pessoal!

Admissões

As contratações nas empresas privadas serão informadas no e-Social ANTES da Admissão!

Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório DOIS DIAS ANTES da admissão.

Ao empregado que será contratado, antes também deverá ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (batimento de PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO) no link esocial.gov.br. Orientaremos para que o próprio candidato ou o empregador faça. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação.

O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional.

Desligamentos

Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao escritório no mesmo dia.

Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe-nos 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual.

Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise-nos também com 03 dias de antecedência para elaborar o aviso.

Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional.

Folha de Pagamento

• As informações para a folha de pagamento devem chegar até o dia 25 de cada mês.
• Caso as informações sejam enviadas depois e haja retrabalho para gerar recálculo da folha, haverá a cobrança do retrabalho.

Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda

Todos os dependentes acima de 08 anos deverão ter CPF.

Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).

Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe.

Enviaremos modelo de Declaração para ser atualizado para todos os empregados, conforme solicitado pelo empregador.

Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão.

Será obrigatório informar todos os dependentes no e-Social.

Alterações Cadastrais

Faremos uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores.

Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, devemos ser informados no mesmo mês, para envio ao e-Social.

Contratação de Estrangeiros

Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao e-Social.

Antes da contratação de estrangeiros, avise-nos para solicitar as informações corretas.

Férias

As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência (no mínimo) ao trabalhador, conforme consta na CLT.

As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo.

Os pagamentos serão informados no e-Social, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no e-Social.

Enviaremos as escalas no mês de dezembro e devem ser informados os períodos de fruição para o ano seguinte.

O empregador deverá solicitar ao escritório os avisos com 40 dias de antecedência para o empregado ficar ciente das férias

Caso haja alteração na escala, avise-nos.

Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação, além do retrabalho de informar, que será cobrado.

Afastamentos

Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no e-Social.

Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc, também precisarão ser informados.

Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao e-Social.

Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho.

Emendar Férias com Afastamentos superiores á 30 dias

Os empregados afastados por parto ou doença acima de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3).

Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento.

Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no e-Social.

Contratação de Autônomos

Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, antes da contratação:

Fazer a Qualificação Cadastral – se houver erro não conseguiremos informar no e-Social

CPF

PIS/PASEP/NIT

DATA DE NASCIMENTO

Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda (IRRF).

Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.

Contratação de MEI – Microempreendedor Individual

Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no e-Social.

Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI.

Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT.

Deve ser feita previamente a Qualificação Cadastral.

Exames Médicos

Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no e-Social.

Admissional: antes da admissão

Periódicos: nos prazos previstos

Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.

Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.

LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho

O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao e-Social (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI).

Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art. 291).

Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).

Para a elaboração do LTCAT, PPP, ASO, e demais NR’s necessárias, deverá ser contratada um empresa de medicina e segurança do trabalho.

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

A CAT passará a ser elaborada dentro do e-Social. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente.

Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao e-Social.

O PPP passará a ser eletrônico a partir do e-Social e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha.

Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao e-Social.

O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.

Contratação de Estagiários

A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no e-Social.

Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional.

O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área.

O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários.

Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao setor até o dia 1º do mês seguinte.

Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência

Levantaremos se todos os empregadores que devem cumprir as cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD).

Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho.

Tributações e Cláusulas de Convenção Coletiva

Todas as empresas terão que informar ao e-Social as tributações e reflexos.

Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo).

Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de Trabalho precisarão ser cumpridas.

Penalidades e Multas

Multas para contratação de funcionários: serão cobradas multas caso a empresa não informe funcionários contratados em até um dia depois da contratação. O valor da multa do e-Social,nesse caso, é de R$ 400 a R$ 800 reais, em média. O valor da multa é multiplicado por 2 se o empregador for reincidente na falta, ou seja, já tenha recebido alguma multa antes pelo mesmo motivo.

Multa e-Social alteração de cadastro e contrato: toda e qualquer alteração de cadastro dos funcionários ou do contrato de trabalho deve ser informada pelo e-Social, sob pena da cobrança de multa que varia entre R$ 200 a pouco mais de R$ 400 por funcionário.

Exames médicos periódicos multa e-Social:caso o empregador deixe de solicitar exames médicos periódicos exigidos pela lei, será multado em valor que pode chegar a R$ 4 mil.

Deixar de entregar perfil profissiográfico previdenciário: a multa aqui pode chegar a R$ 180 mil reais ou mais, a depender do tamanho da empresa e da quantidade de funcionários.

Há, ainda, diversos tipos de multas e-Social, como pela falta ou atraso de entrega do RAIS, falta ou não depósito do FGTS, dentre outras várias, conforme a legislação prevê.

Fonte: https://socialprevidencia.net/esocial-multas-e-penalidades.html