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03.11.2020

O ALTO RISCO DO DESCARTE DE DOCUMENTOS APÓS DIGITALIZAÇÃO

Respondendo ao Seu questionamento sobre a possibilidade de eliminar documentos físicos depois de digitalizados e certificados em padrão ICP-BRASIL.

No setor privado, é recomendado a elaboração de uma tabela de temporalidade e destinação e que se institua a comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação.

Não é só porque um documento foi digitalizado que o mesmo poderá ser descartado. A eliminação do documento original, assim como a cópia digital, vai depender de uma avaliação prévia que definirá o período em que devem ser guardados e sua destinação.

Lembro por importante o art. 11 do Decreto 10278/2020.

Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Desta forma necessária então inicialmente de avaliação previa dos documentos que serão descartados, implantar tabela de temporalidade ne destinação, e também e principalmente o transcurso de prazo de prescrição ou decadência dos direitos que se referem. Além disto a constituição de uma comissão de avaliação de documentos, e atender as demais exigências aqui referidas.

Cito alguns exemplos.

Registro que a tabela abaixo, não deve ser seguida sem restrições. Não concordo com todos os prazos referidos, que devem sofrer melhor exame, mas trt5ago aqui apenas como exemplo.

Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Início da Contagem Amparo Legal - Acordo de compensação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT -Acordo de prorrogação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT - Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade Item 7.4.5 Poraria SSST nº 24/94 - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício seguinte Par 2º art 1º, Port. MTb nº 194/95 - Carta com Pedidos de Demissão 5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho - CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ART.32 E 45 LEI 8.212/91 - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas 5 anos Próximo processo eleitoral Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78 - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas Indeterminado Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78 - COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento Par. 2º, art. 10, Lei Compl. nº70/91 - Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art.32 e 45 lei 8.212/91 - Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art.32 e 45 lei 8.212/91 - Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT - Contrato de trabalho Indeterminado - DARF´s - PIS (Programa de Integração Social) 10 anos Data do recolhimento Art.3º, 10º Dec-lei nº 2052/83 - Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou Art23, Par. 5º, Lei 8.036 data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado de 11 de Maio de 1990. - Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) Livro Diário 10 anos Indeterminado Primeiro dia do exercício seguinte Art. 209 e 210 do Decreto nº3.048/99 - Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 3 anos Primeiro dia do exercício seguinte Item 13 Port.MTb nº 3214/78 - FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento Art 31 e 44 Dec. nº 92698/86 - Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art 32 e 45 lei 8.212/91 - GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho Item 11 sa Resolução INSS nº 19/2000 - GPS (Guia da previdência Social) - original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS - GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 5 anos Art. 173 c/c Art. 150 Código Tributário Nacional - GRE - Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Próximo processo eleitoral Art 23 Par. 5º Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 - Histórico clínico 20 anos Primeiro dia do exercício seguinte Item 7.4.5 Port.SSST nº 24/94 - Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias Livro Diário Livro Razão 10 anos Indeterminado 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art 32 e 45 lei 8.212/91 - Livro "Registro de Segurança" Exist. do equipamento Item 9.3.8.1 Port.SSST mº25/94 - Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado - Livros ou fichas de Registro de Empregado Indeterminado - Livros, cartão ou fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX,art.7 ºCF,art art.11 CLT - Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega Item 4.12 Port. MTb nº 3214/78 - PIS-Programa Integração Social - PASEP - Progr.Formação Patrim. Serv. Público 10 anos Data de recolhimento Art. 3º e 10 Dec.- leinº2052/83 - PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte - RAIS - Relação Anual de Informações Sociais 10 anos Data de entrega Art. 3º e 10 Dec.-lei nº 2052/83 - RE - Relação de Empregado do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 23 Par.5º Lei nº 8036/1990 - Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado Portaria SSST nº 04/95 - Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibo de pagamento de salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibos de pagamento de férias 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibos de pagamento do 13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual Indeterminado Item 9.3.8.1 Port. SSST nº 25/94 - Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte Art.23 Par. 5º Leinº 8036 - RFP - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Data do recolhimento Item 3 da Resolução INSS nº 637/98 - Salário-educação - documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 7º IN nº 1/97 - Salário-familía - documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte Par. 1º Art. 84 Dec. 3048/99 - SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social 30 anos 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado Item 11 da Resolução INSS nº 19/2000 - Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Par.Único Art. 5º Resol. 71/94 - Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho Inciso XXIX,art.7º CF, art. 11 CLT Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes. Federal Comercial Fiscal << Voltar >> Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 7º IN SRF nº 68/95 - Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu parecer Resolução - Compensação mercantil 20 anos Art. 10 Cód. Coml.Brasileiro - Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art.10 IN SE/MINC/SRF nº 1/95 - Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 e art. 173 CTN - Contrato de Seguros - informação de valores 20 anos Término da vigência Resolição CFC nº872/2000 - Contratos de seguros de bens - documentos originais 5 anos Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior Resolução CFC nº 872/2000 - Contratos de seguros pessoas - documentos originais 20 anos Término da vigência Resolução CFC nº 872/2000 - Contratos Previdenciários Privados 20 anos Término da vigência Art. 3º ao 7º Circ. SUSEP 74/99 - DECORE - Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Resolução CFC nº 872/2000. - DIPJ - Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal - Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exerciício seguinte MIPJ, IN SRF nº 28/2000 - DIRF - Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entraga à SRF Art. 25 da IN SRF 146/99 - Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 74 da Lei 6.404/76 - Imposto de Renda - documentos relativos à declaração (geral) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) - comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado Art. 116,421, DEC. nº 2637/98 c/c art. 37 Lei nº 9430/96 - Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial Livro Diário Livro Razão 5 anos Indeterminado 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art. 174,195 do Cód. Tributário Nacional - Novação mercantil 20 anos - Pagamentos mercantis 20 anos - S\A - Títulos ou contratos de investimentos coletivos 8 anos Primeiro dia do exercício seguinte - Títulos de capitalização - documentos originais 20 anos Término da vigência ou resgate, o que for maior - Títulos de capitalização - informações de valores 20 anos Términno da vigência Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes. Estadual Fiscal << Voltar >> Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Bilhete de Passagem Arquivário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Bilhete de Passagem e Nota Bagagem 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Bilhete de Passagem Ferroviário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Bilhete de Passagem Rodoviário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Carnê de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa 5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS - Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Cupon Fiscal emitido por ECF 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Despacho de Transporte 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Documentos fiscais e formulários não emitidos - Desenquad. ME/ EPP 5 anos Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS - Livro de Movimento de Combustíveis 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registro de Entradas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registro de Saídas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Apuração do ICMS 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Apuração do IPI 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Inventário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Selo Especial de Controle 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 221 do RICMS - Manifesto de Carga 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Serviços de Comunicação 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Serviços de Transporte 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal de Venda a Consumidor 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Nota Fiscal/Conta de energia elétrica 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Ordem de Coleta de Cargas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. - Resumo de Movimento Diário 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 111,174,193 do RICMS c/c Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes. Municipal Comercial Fiscal << Voltar >> Tipos de Documentos Prazo de Guarda pela Empresa Ínicio da Contagem Amparo Legal - Documentos em geral 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Nota Fiscal - Fatura de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional - Nota Fiscal de Serviço 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte Art. 174 do Cód. Trib. Nacional Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.

Então levando em conta do art. 11 do decreto 10278, os documentos do FGTS, por exemplo, só podem ser descartados após 30 anos do pagamento, ou deposito, etc. Isto como exemplo.

⦁ Lei 13.874 / 2019: Lei da liberdade econômica – equipara os documentos digitalizados aos microfilmados e autoriza a destruição dos originais desde que os mesmos sejam certificados em padrão ICP-Brasil;
“§ 1º  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.”
“§ 2º  O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.”
“Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior”
“§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).”

É interessante determinar que o descarte de documentos não é a simples destruição dos mesmos, mas sim a obediência a um processo técnico que gera um relatório, feito por profissional qualificado e aprovação da empresa contratante.

Nesse processo certificasse que o documento em meio digital é exatamente igual ao documento físico e que de fato possui a assinatura digital que garante sua autenticidade conforme legislação vigente.

DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020

Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84,caput, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012,

D E C R E T A:

Objeto

Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Âmbito de aplicação

Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:

I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e

II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:

a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou

b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:

I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;

II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;

III - documentos em microfilme;

IV - documentos audiovisuais;

V - documentos de identificação; e

VI - documentos de porte obrigatório.

Definições

Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:

I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;

II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;

III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e

IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

Regras gerais de digitalização

Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV - a confidencialidade, quando aplicável; e

V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Requisito na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.

Desnecessidade da digitalização

Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.

Responsabilidade pela digitalização

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.

§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.

§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá:

I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e

II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.

Descarte dos documentos físicos

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Manutenção dos documentos digitalizados

Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e

II - a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e

b) a conferência do processo de digitalização adotado.

Preservação dos documentos digitalizados

Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Presevação de documento digitalizados e entes públicos

Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.

Vigência

Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 18 de março de 2020; 199º da Independência e 132º da República.

JAIR MESSIAS BOLSONARO

                                                                                  Sérgio Moro

                                                                                  Paulo Guedes

Fico a disposição para qualquer esclarecimento.

 Marcos G.L. Griebeler

Diretor Geral

CGC Contabilidade e Griebeler Advogados 

OAB/RS 19825

Assessoria Jurídica