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30.10.2020

EMPREGADOR X EMPREGADO informações, documentos, regras, normas

Esses documentos  eu preciso informar para que eu preciso? onde serão usados? e até quando guardarei essas informações?). E após a relação de trabalho esses dados  tem que sair do nosso banco de dados ou eles permanecem. (tipo para uma consulta interna).

Inicialmente me reporto ao art. 7º da Lei 13709/2018, alterada pela lei 13853/2019, Inciso II, que dispõe que o tratamento de dados poderá ser realizado na hipótese de cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Desta forma, todos os dados exigidos por lei, para implemento do contrato de trabalho e cumprimento da legislação, poderão ser exigidos dos funcionários, e desde que sempre seja respeitada a LGPD.

Contudo necessário também que o empregado tome conhecimento da administração destes dados, e seja exclusivo para o fim do empregado.

Caso a empresa venha a manter negócios outros, com o empregado que não da relação de emprego, deve ter autorização expressa par o uso destes dados a este fim também e deve ser salientado já com o termo de responsabilidade, modelo abaixo, ou em separado se advindo após a contratação, a vontade das partes de manterem outros negócios.

As informações somente poderão ser guardadas para esta finalidade e no tempo legal. No caso dos empregados, é tempo indeterminado, caso assim contratado, ou determinado em lei, mas devemos levar em conta que após muito anos o empregado possa vir a solicitar um documento da relação de emprego, que a empresa deve guardar. Exemplo PPP e outros. A eliminação de dados dos empregados poderá resultar até em prejuízo do empregado, e assim deve no contrato prever um tempo indeterminado, autorizando a empresa a guardar os documentos pelas normas legais que variam até dez anos ou mais.

Sempre atentos que estes dados não podem se destinar a outros fins que não aqueles da relação de emprego e seus acessórios. Exemplos. E-SOCIAL, FGTS, PPARA, LTCAT, etc.

Lembro também que o compartilhamento de dados com terceiros é proibido, salvo expressa autorização do titular dos dados, no caso aqui, o empregado.

Transcrevo aqui matérias que Vc. me enviou (CONSULTOR JURÍDICO-Cristiane Andrade e Ricardo Calcini, e também da FINDES).

LGPD nas relações de trabalho

Fase pré-contratual

— a fase pré-contratual é a fase do primeiro contato do empregado com o empregador e geralmente é realizada por terceiros (recrutador, departamento pessoal, empresas especializadas etc.).

Nessa fase há a disponibilização da vaga, análise do currículo, entrevistas, dinâmicas e posterior escolha do candidato selecionado.

Nessa fase é proibida a coleta de dados que possam gerar qualquer critério discriminatório entre os candidatos, como, por exemplo, solicitação de exames de gravidez, toxicológico, exames de sangue, atestado de antecedentes criminais e análise de crédito (débito).

Essa é a regra. Contudo, há exceções previstas em lei, como é o caso do exame toxicológico para o motorista profissional (artigo 168, § 6°, da CLT) e do atestado de antecedentes criminais que é obrigatório para quem trabalha como vigilante (artigos 12 e 16, VI, da Lei n. 7.102/1983 c/c art. 4°, I da Lei n. 10.826/2003).

Por outro lado, o exame de gravidez e a análise de crédito (débito) — mesmo para trabalho em instituições financeiras — são proibidos (artigo 1° da Lei n. 9.029/1995), sendo o segundo, inclusive, com base nos termos do Acórdão do TST prolatado nos autos do Processo n. 1109-68.2012.5.10.0020.

A empresa precisará informar claramente aos candidatos não selecionados a política de utilização dos dados que foram fornecidos e, principalmente, o que será feito com os dados e documentos daqueles que não foram selecionados.

Fase contratual — é na fase contratual que o empregado terá conhecimento da política de tratamento de dados da empresa e dará o seu consentimento (ou não) expresso quanto ao seu teor.

Fase pós-contratual — quando da ocorrência de eventual desligamento do funcionário da empresa, seja por qual motivo for, também é necessária a observância dos preceitos da LGPD.

Isso se dá pelo fato de que a LGPD, expressamente, aduz que é necessária a informação de finalização do uso de dados, seja por determinação legal, seja por solicitação do titular do direito.

Ocorre que, quando falamos de relações trabalhistas, há obrigações de guarda de documentos que decorrem de imposição legal, e isso afasta a solicitação particular do titular do direito.

São situações que precisarão de análise caso a caso, como, por exemplo, o dever de guarda para fins de documentação probatória para ações trabalhistas. Como sabido, o prazo decadencial para propositura de ação trabalhista é de dois anos contados da data do desligamento (considerando a projeção do aviso prévio). Portanto, a empresa possui garantia legal para guardar documentos comprobatórios dentro do prazo prescricional do direito de ação do titular do direito.

LGPD na fase contratual

Como visto, o consentimento do funcionário deve ser expresso e as cláusulas que versarem sobre a política de tratamento de dados da empresa devem vir destacadas no documento, de forma a garantir a observância dos princípios da finalidade, transparência e segurança.

Há casos específicos em que a LGPD se aplicará na fase contratual, vejamos:

• Ficha de registro: na ficha de registro é comum que contenha dados pessoais e dados sensíveis, a exemplo da filiação a sindicato. Nesse aspecto a LGPD prevê expressamente a necessidade de tratamento desses dados com a limitação de acesso à ficha de registro do funcionário.
• Formalização de contratos e aditivos: destacam-se os contratos e aditivos, principalmente para quem já possuía o vínculo de emprego antes da entrada em vigor da LGPD. Para esses casos, será necessária a adequação do contrato de trabalho à LGPD.
• Realização de exames: a realização de exames periódicos encontra respaldo na legislação vigente. Assim, todos os funcionários celetistas são obrigados a realizar o exame médico periódico. Tais exames abrangem a avaliação clínica e envolvem anamnese ocupacional e exames físico e mental, sendo possível haver exames complementares de acordo com os termos específicos da NR-7. Contudo, não podem ser solicitados exames que possam expor a saúde do trabalhador a fim de causar-lhe discriminação, a exemplo dos exames de HIV, gravidez, câncer etc.
• Recebimento de atestados: embora não seja obrigatório o preenchimento da CID (Classificação Internacional de Doenças e Problemas Relacionados à Saúde) no atestado médico, caso haja identificação da doença e/ou o motivo do afastamento, pela LGPD, tais dados passam a ser dados sensíveis e, portanto, precisarão de política específica de guarda e acesso.
• Compartilhamento de dados com seguradoras, planos de saúde, entidades sindicais: pela LGPD o compartilhamento desses dados precisará de autorização expressa do titular, principalmente quando se tratar de dados de familiares e de terceiros. A exceção virá quando essas informações decorrerem de pedido judicial, de texto de lei ou para fins de dados de estatística do governo.

Algumas questões práticas do ambiente de trabalho

• Dados biométricos: a LGPD classifica os dados biométricos como dados pessoais sensíveis. Os dados biométricos e genéticos são tratados pela LGPD como dados pessoais sensíveis pois podem ser utilizados para classificar grupos de indivíduos ou reconhecê-los individualmente. O reconhecimento biométrico facial é capaz de permitir a classificação do indivíduo em gênero ou etnia.
• Menor aprendiz: a formalização da contratação do menor aprendiz passará por mudança significativa. Isso acontecerá porque o §1º do artigo 14 diz que o "tratamento de dados pessoais de crianças deverá ser realizado com o consentimento específico, em que destaque, dado por pelo menos um dos pais ou responsável legal". Essa mudança se dá pois a lei só previa a assistência do menor no momento da rescisão e, com a LGPD, a assistência deverá ser outorgada também na contratação.
• Vigilância de empregados (e-mails, redes sociais, dispositivos funcionais, dispositivos pessoais, geolocalização): a LGPD não proíbe o acesso a e-mails ou dispositivos funcionais. Contudo, a informação deverá ser clara, dispondo do propósito e finalidade da coleta, assim como deverá ter a ciência do funcionário quanto aos limites do acesso da empresa aos seus dados pessoais e o tratamento que será dado a esses dados.
• Monitoramento interno e externo do ambiente da empresa: a LGPD não proíbe o monitoramento interno e externo do funcionário, mas tal monitoramento deverá ser justificado e com o consentimento do funcionário, zelando pela transparência, finalidade e necessidade.
• Compartilhamento de dados pessoais de empregados entre grupo econômico e terceiros: caso o controlador precise comunicar ou compartilhar dados pessoais com terceiros, deve obter consentimento expresso do titular para esse fim, exceto em situações já previstas em lei que dispensam tal autorização. Tal previsão legal está no §5º do artigo 7º da LGPD e revela a necessidade de que as empresas sejam mais cautelosas ao compartilhar e receber dados de clientes como decorrência de serviços prestados a outras empresas, uma vez que sempre deverá haver uma expressa e específica autorização do titular dos dados para que haja o compartilhamento dessas informações.
• Teletrabalho e proteção de dados: sem dúvidas a finalidade precípua da LGPD é a proteção de dados do titular face àqueles que coletam esses dados. Quando tratamos de "teletrabalho", o principal elemento para traçar as diretrizes da atuação da empresa no ambiente de trabalho do seu funcionário (residencial ou não) se dará pelo contrato de trabalho e as previsões acerca da aquisição, manutenção e fornecimento de equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária para a prestação do trabalho. Tais medidas equiparam-se ao caso do uso de computador ou e-mail institucional no qual é permitido o acesso pelo empregador com o conhecimento do funcionário. Já em caso de uso de equipamentos pessoais, tal acesso não atende à finalidade da LGDP, em atenção aos princípios nela previstos, além do próprio artigo 5º da CF/88, que garante a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade.

Exemplo de termo de fornecimento de consentimento para tratamento de dados.

Termo de fornecimento de consentimento para tratamento de dados pessoais Em conformidade com o previsto na Lei nº 13.709, de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, LGPD, o(a) empregado(a) Sr./Sra..., portador da CTPS nº..., série..., inscrito(a) no CPF sob o nº..., doravante denominado(a) Titular, registra sua manifestação livre, informada e inequívoca, pelo qual concorda com o tratamento de seus dados pessoais, para finalidade determinada, pela Empresa..., inscrita no CNPJ sob o nº..., com endereço na Rua..., nº..., Bairro..., Cidade..., Estado..., CEP..., doravante denominada Controlador, para que esta tome decisões referentes ao tratamento de seus dados pessoais, bem como, para que realize o tratamento de tais dados, envolvendo operações como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. Cláusula 1ª. Identificação e informações de contato do Controlador: 1.1. A Empresa... é a pessoa jurídica de direito privado a quem compete as decisões referentes ao tratamento dos dados pessoais do(a) Titular. 1.2. O Controlador poderá ser contatado por meio do telefone nº..., WhatsApp de mesmo número, e pelo correio eletrônico (e-mail)... Cláusula 2ª. Dados pessoais do(a) Titular que serão tratados pelo Controlador: 2.1. O Controlador fica autorizada a tomar decisões referentes ao tratamento dos seguintes dados pessoais do(a) Titular: § Nome completo, inclusive o nome social; § Data de nascimento; § Número e imagem da Carteira de Identidade (RG); § Número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF); § Número e imagem da Carteira Nacional de Habilitação (CNH); § Fotografia 3x4; § Estado civil; § Idade; § Tipo sanguíneo e fator Rh; § Nível de instrução ou de escolaridade; § Endereço completo; § Número de telefone, WhatsApp, e endereço de correio eletrônico (e-mail); § Nome dos filhos, inclusive as datas de nascimento e informações dos atestados de vacinação; § Filiação a sindicato; § Nome dos genitores; § Dados bancários, como banco, agência e número de contas correntes; § Nome de usuário e senha específicos para uso dos serviços do Controlador; § Comunicação mantida entre o(a) Titular e o Controlador; § Atestados médicos; § Situações conjugais que possam ter reflexos nas relações de trabalho, como pagamento de pensão alimentícia e inclusão de dependente no plano de saúde; § Término do contrato de trabalho, abrangendo o motivo do desligamento. Cláusula 3ª. Finalidades específicas do tratamento dos dados pessoais do(a) Titular: 3.1. O tratamento dos dados pessoais, listados no presente termo, tem as seguintes finalidades específicas: a) Possibilitar que o empregador possa fazer a formalização do contrato de trabalho, com base na Consolidação das Leis do Trabalho, CLT; b) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para cumprir com as exigência legais de registros obrigatórios na CTPS física e/ou digital; c) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para fazer os registros relativos à manutenção do vínculo de emprego e execução do contrato de trabalho, em livros, fichas ou arquivos eletrônicos; d) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para fins de pagamento do salário-família; e) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para fins de aquisição do vale-transporte; f) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para emissão de recibos de pagamento de salários, férias e décimo-terceiro salário; g) Possibilitar que o empregador possa cumprir com as exigências legais relativas à saúde do trabalhador, com vistas à realização de exames médicos, admissional, periódico, complementar e demissional; h) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para encaminhar correspondências e mensagens por meios físicos e digitais, abrangendo correio eletrônico (e-mail) e WhatsApp, inclusive para fazer a inclusão em grupos de WhatsApp da empresa; i) Possibilitar que o empregador possa utilizar os dados para compartilhamento com entidades sindicais, seguradoras e planos de saúde, assim todas obrigações legais e-social, ministério da economia, FGTS,  demais comandos, legais, regulatórios e por ordem judicial ou órgãos públicos.. Cláusula 4.ª Forma de armazenamento dos dados pessoais: 4.1. Os dados pessoais coletados serão armazenados pelo Controlador, com as finalidades acima, exclusivamente nas seguintes hipóteses: § Enquanto perdurar a relação de emprego; § Enquanto necessário para atender prazos legais ou regulatórios. Cláusula 5.ª Compartilhamento de dados: 5.1. O Controlador fica autorizada a compartilhar os dados pessoais do(a) Titular com outros agentes de tratamento de dados, inclusive órgãos públicos, caso seja necessário para as finalidades listadas no presente termo, observados os princípios e as garantias estabelecidas pela Lei nº 13.709, de 2018. 5.2. O Controlador fica autorizada, também, a compartilhar os dados pessoais do(a) nas situações que envolverem convênios médicos, planos de saúde, vale-refeição, vale-alimentação, convênios autorizados pelo empregado, consultorias contratadas, SESMT, e envio de informações alusivas às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Cláusula 6ª. Segurança dos dados: 6.1. O Controlador se responsabiliza pela adoção de medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados, e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito. 6.2. Em conformidade ao art. 48 da Lei nº 13.709, de 2018, o Controlador comunicará ao(à) Titular e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) a ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante ao(à) Titular. Cláusula 7ª. Término do tratamento dos dados: 7.1. O Controlador poderá manter e tratar os dados pessoais do(a) Titular durante todo o período em que os mesmos forem pertinentes ao alcance das finalidades listadas no presente termo, sendo que os dados pessoais anonimizados, sem possibilidade de associação ao(à) Titular, poderão ser mantidos por período indefinido. 7.2. O(A) Titular autoriza a conservação dos dados por tempo indeterminado, com fim especifico de entender a legislação ou uso do próprio empregado para fins de aposentadorias, e outros fins de seu interesse e necessário ao implemento de exigências legais pelo empregador. Desde já, o(a) Titular se declara ciente de que poderá ser inviável ao Controlador continuar lhe mantendo contato, ou lhe encaminhar mensagens e correspondências a partir da eliminação dos dados pessoais. Cláusula 8ª. Direitos do(a) Titular: 8.1. O(A) Titular tem direito a obter do Controlador, em relação aos dados por ele tratados, a qualquer momento, e mediante requisição: a) Confirmação da existência de tratamento; b) Acesso aos dados; c) Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; d) Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na Lei nº 13.709, de 2018; e) Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial f) Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do(a) Titular, exceto nas hipóteses previstas no art. 16 da Lei nº 13.709, de 2018; g) Informação das entidades públicas e privadas com as quais o Controlador realizou uso compartilhado de dados; h) Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa; i) Revogação do consentimento, nos termos do § 5º do art. 8º da Lei nº 13.709, de 2018, salvo aqueles obrigatórios de guarda pelo empregador para atender obrigações legais ou regulatórias ou até contratuais.. Cláusula 9ª. Direito de revogação do consentimento: 9.1 O presente consentimento poderá ser revogado a qualquer momento pelo(a) Titular, mediante sua manifestação expressa, por meio de solicitação via correio eletrônico (e-mail) ou por correspondência encaminhada ao Controlador, ratificados os tratamentos realizados sob amparo do presente consentimento, nos termos do inciso VI do “caput” do art. 18 da Lei nº 13.709, de 2018, e ressalvados os dados que o empregador deverá manter para atendimento a comandos legais e regulatórios.. Local..., data... Nome e assinatura do(a) Titular.

Fico a disposição

Obrigado

Diretor Geral

CGC Contabilidade e Griebeler Advogados

Marcos G. L. Griebeler

OAB/RS 19825